REPORTES PQRSD
Para acceder a los reportes de PQRSD, vamos a: Permisos funcionales → Reportes → Reportes PQR.
Una vez demos clic en Reportes de PQR, el sistema nos dirige a una ventana donde el usuario podrá consultar las diferentes estadísticas y generar los reportes de PQRSD, de acuerdo con el rango de fechas requerido.
Seleccionamos el rango de fechas de las cuales se requiere el reporte y damos clic en Actualizar.
El sistema generará las estadísticas discriminadas por el rango de fechas seleccionado, por lo tanto, a continuación, se explicará cada una de ellas:
- Consolidado general: Se observa el total de solicitudes recibidas y el tiempo promedio de respuesta
- Traslado a otras entidades: Muestra la cantidad de PQRS que fueron trasladadas a otra entidad.
- Consolidado de entrada por medio de recepción: En esta opción se muestra el medio de recepción de cada solicitud.
- Documentos por tramitar: Mostrara las PQRS que no han tenido ningún trámite, así mismo permite exportar a PDF la información.
- Documentos vencidos: En esta sección se observa la cantidad de solicitudes que se encuentran vencidas por cada dependencia, así mismo permite exportar la información en PDF.
- Consolidado por tipo de documento: El sistema genera dicho consolidado por tipo documental (peticiones, quejas, reclamos, etc.), cantidad de solicitudes de cada una de estas y de igual manera muestra el tiempo promedio de respuesta.
También permite visualizar el reporte por medio de una gráfica.
- Consolidado por dependencia (Segunda asignación): Permite observar las solicitudes que se encuentran asignadas a una dependencia y las que aún no han sido asignadas a otra área; así mismo se observan las solicitudes tramitadas, las pendientes de trámites, como también el tiempo promedio de respuesta.
Este consolidado se puede observar también por medio de una gráfica.
- Consolidado por dependencia (Tercera asignación): En este consolidado se muestran las solicitudes pendientes por tercera asignación, como también aquellas que ya se les dio trámite, las que aún no se han gestionado y por último el tiempo promedio de respuesta.
- Consolidado por dependencia y tipo de solicitud (segunda asignación): Podemos visualizar la cantidad de PQRSD por tipo de solicitud y el tiempo promedio de respuesta por cada área.
GENERACIÓN DE REPORTES
Para generar los reportes se debe establecer el rango de fechas requeridas y dar clic en el botón Actualizar, una vez realizado este paso el sistema actualizará la información, luego daremos clic en Exportar a Excel, con esto se descarga el reporte.
Para generar un reporte de los diferentes tipos de consolidados se debe dar clic en el número de la cantidad de solicitudes; por ejemplo Consolidado general:
El sistema mostrará la información detallada de las solicitudes.
Una vez estando allí permitirá realizar una nueva consulta con un rango de fechas diferente, si este se modifica debe dar clic en Generar.
Al dar clic en el botón Filtrar tabla .
Se podrá seleccionar los diferentes campos de la tabla que se desean ver en el reporte, luego de seleccionar estos se debe dar clic en el botón Generar.
En Más filtros se podrá filtrar el reporte por la fecha de vencimiento, el asunto o descripción.
Una vez realizados los anteriores pasos según lo requerido, podrá exportar el reporte en Excel o PDF.
Los estados que muestran las PQRSD, son los siguientes:
En trámite: Estado de la solicitud que inicia desde el momento en que se radica en Papiro Cloud, y se asigna el documento al responsable. Cambiará una vez se cumpla el flujo de trabajo del documento.
Finalizado: Estado de la solicitud que se evidencia una vez se otorgue el 4to visto bueno (marcado como enviado) por parte de gestión documental.
NOTA. Aclaración referente a la casilla Dependencia de respuesta: Se refleja la dependencia asignada en el reporte (Excel) una vez el usuario responsable de inicio al flujo de trabajo (Generación de la plantilla de respuesta).
Permisos
Para poder ingresar al módulo de Reportes de PQR el rol del usuario debe contar con los siguientes permisos: Consultar reportes de usuario.
Ver estadísticas de PQR.
Versión 2.0