RADICACIÓN MASIVA
El sistema permite realizar la radicación masiva de documentos de salida y entrada; cada documento generado recibe un número de radicado único.
Para acceder a este módulo se debe ir a Permisos Funcionales → Radicar Masiva.
Aquí se observarán las opciones de radicación masiva de salida y radicación masiva de entrada.
Generar radicación masiva de salida
Acontinuacion se explicara como generar una radicacion masiva de salida.
Listado de destinatarios
Para realizar una radicación masiva de salida, primero se debe crear una lista de destinatarios, ingresando a Destinatarios y luego dar clic en Nuevo grupo.
Se mostrará una ventana donde se debe ingresar el nombre del grupo y seleccionar la privacidad de este; se diligencia la información según la necesidad y se da clic en Nuevo.
Una vez creado el grupo lo veremos en el listado; este se podrá editar dando clic en el botón verde o eliminar dando clic en el botón rojo. Para agregar destinatarios, se debe dar clic en Administrar usuarios el botón azul en las acciones del grupo.
En Buscar ciudadano se busca el tercero; una vez conseguido, se da clic sobre este para seleccionarlo y por último se da clic en Agregar y este se agregará al listado. Este proceso se debe hacer con cada tercero que se desee agregar al grupo.
También se podrá buscar y/o eliminar un tercero del listado si se requiere.
Radicacion masiva de salida
Una vez se hayan agregado los terceros al grupo, se debe ir a Nueva radicacion masiva de salida. Aquí se debe seleccionar la TRD de los radicados, el tipo de radicado, ingresar el asunto y seleccionar la lista de destinatarios; por último, dar clic en Crear documentos.
Se mostrará una ventana donde se observará la información del usuario creador, la fecha de la creación, el listado de los radicados generados y la información de cada tercero. Para generar el documento de los radicados se debe dar clic en Elaborar documento.
A continuación se mostrarán las plantillas disponibles, se selecciona la deseada y se da clic en Crear.
Se mostrará el formulario para diligenciar la información del documento; una vez diligenciado, según la necesidad, se da clic en Guardar y generar PDF, esto generara un mismo documento para cada numero de radicado.
Nuevamente se mostrará la información del usuario creador, la fecha de la radicación, el listado de los radicados generados y la información de cada tercero. Adicionalmente, se mostrará que la generación de los documentos ha terminado y la opción de descargar y cargar un archivo Excel.
Si se desea agregar información diferente a los documentos de cada radicado, se debe descargar la plantilla dando clic en Desacargar Excel. Esto descargará un archivo Excel con un listado de los números de radicados generados, en el cual se podrá ingresar la información deseada para cada radicado.
Una vez que se haya ingresado la información requerida, se debe subir el archivo Excel dando clic en Cargar Excel.
Luego se da clic en Examinar, se selecciona el archivo Excel y se da clic en Cargar Excel.
Despues de dar clic en Cargar Excel, se mostrará un mensaje que confirmará que se subieron los documentos y se observará la información ingresada en el archivo Excel; luego se debe dar clic en Cerrar.
Para que los documentos tomen la información del Excel, se debe dar clic en Editar documento.
Aquí solo debe darse clic en Guardar y generar PDF; con esto los documentos tomarán la información del Excel cargado.
Envios masivos
En envíos masivos se verán los grupos de las radicaciones masivas de salida generadas; se observará la fecha de creación, la cantidad de radicados, el id del usuario creador, la TRD y las acciones con las cuales se podrá ver el detalle, descargar un resumen, descargar los documentos generados y marcar como enviados los radicados.
A continuación se explica cada una de estas acciones:
- Detalle: Al dar clic en detalle, se mostrará la información del grupo.
- Desacargar resumen: Esta acción generará un PDF con la información.
- Descargar documentos: Esta acción descargará un PDF con la imagen principal de cada radicado.
- Envios masivo: Con esta acción se podrá generar una planilla de envíos y marcar como enviados los radicados pertenecientes al grupo.
Radicación masiva de entrada
En este módulo se podrán generar varios números de radicado para los diferentes documentos de entrada. Para acceder a este módulo se debe ingresar a Nueva radicación masiva de entrada, luego descargar la plantilla predefinida dando clic en Descargar Excel.
En el archivo Excel se diligencian los campos según la necesidad, teniendo en cuenta que los campos Nombre, Dirección, Asunto, Ubicación, Medio de recepción y Dependencia destino son obligatorios.
Importante:
la Ubicacion es la ciudad y esta debe ser escrita tal cual como este registrada en el sistema, si se presenta alguna novedad sobre la ciudad se debe verificar que no tenga espacios en el excel.
Dependencia destino debe ir el codigo de la dependencia y debe ser la dependencia del usuario que esta generando la radicacion masiva.
Dentro de las opciones de Medio de recepción se podran ingresar las siguientes: Ninguno, Correo, Internet, Telefonico, Chat, Personal, Revisoria Fiscal, Defensor del Cosumidor, Mail y Call Center
Una vez diligenciado el archivo, se guarda y se procede a cargar en el sistema; para ello, se hace clic en el botón Cargar Excel.
Aqui se debe seleccionar el archivo luego dar clic en Abrir.
Se mostrara el listado de los radicados generados.
Los radicados generados se asignaran al jefe de la dependencia.
Radicaciones de entrada
Aqui se veran los grupos de las radicaciones generadas, se observara la Fecha de creacion, la cantidad de documentos, el usuario creador y la accion de ver el detalle de cada grupo.
Permisos
Para acceder a los diferentes modos de radicación masiva, el rol del usuario debe contar con el permiso Radicación Masiva. el cual se encuentra en Radicación, este permiso habilitara el modulo de Radicar Masiva y los modulos para la Radicación masiva de salida.
Para que el usuario pueda generar radicaciones masivas de entrada, el rol del usuario también deberá contar con el permiso Crear radicación masiva de entrada, el cual se encuentra en Radicado Acción.
Versión 2.0