ENVÍOS
Para ingresar a este módulo debe ir a Permisos funcionales → Envíos.
El módulo de envíos está dividido por 5 secciones: Generar planilla, listado de planillas, devoluciones, motivos de devolución y administración.
A continuación, se explicará cada uno de estos:
Generar planillas
En este módulo se generan las planillas de envío de los radicados de salida e internos, al realizar dicha acción los radicados quedarán marcados como enviados (Cuarto visto bueno).
Para generar una planilla se deben buscar los radicados con los cuales se generará la planilla, para buscar estos en Radicados se ingresaran los números de los radicados separados por coma (,) y luego se selecciona la dependencia donde se encuentran dichos radicados y se da clic en filtrar, si no se sabe la dependencia en la que se encuentran dichos radicados se debe seleccionar la opción Todos, luego de esto se deben seleccionar los radicados, seleccionar la empresa de envíos y dar clic en Generar planilla.
El sistema confirmará que se generó la planilla y mostrará el número con el cual se generó.
Nota: Si el radicado no aparece en el listado es debido a que no está marcado como impreso para marcar radicados como impreso vea el manual Marcar como impreso
Si se ingresa a uno de estos radicados en Documentos y anexos se observa que el documento de anexo está marcado como enviado.
Y en la pestaña Correspondencia se verá la información del envío.
Listado de planillas
Aquí se verán todas las planillas que se han generado, se podrá filtrar por año o número de planilla.
Al dar clic en Ver detalle de uno de los números de planilla se verá el listado de los radicados con la información de los destinatarios y al dar clic en descargar PDF se descargará un PDF con el listado de radicados con la misma información que veremos en detalle.
Devoluciones
En este módulo se realizarán las devoluciones de los radicados enviados, pero que no fueron entregados al destinatario, para realizar una devolución se deben seleccionar los radicados los cuales se van a devolver luego seleccionar el motivo de devolución agregar un comentario y dar clic en Devolver Documentos.
Si se desea buscar un número de radicado en específico, se debe ingresar el número completo en Radicado, seleccionar la dependencia a la que pertenece el radicado en Dependencia destino y luego dar clic en Filtrar se selecciona el radicado luego selecciona el motivo de devolución se agrega un comentario y por último dar clic en Devolver Documentos.
El sistema confirmará que se han devuelto los radicados.
Al realizar la devolución los radicados se observarán nuevamente en el módulo Generar planillas, si se ingresa a uno de estos radicados en Documentos y anexos se observa que el documento de anexo ya no está marcado como enviado.
Y en la pestaña Correspondencia se verá la información del envío y la fecha en la que se realizó la devolución.
Motivos de devolución
En esta sección se crearán los diferentes motivos de devolución, para crear un motivo de devolución se debe dar clic en Agregar motivo de devolución.
Se ingresa el nombre del motivo de devolución, se activa para que este sea visible y luego se da clic en Guardar.
El sistema confirmará la acción realizada.
Al dar clic en Ver.
Se verá la información del motivo de devolución y la opción de editar, para regresar al listado se debe dar clic en Volver.
Para modificar un motivo de devolución hay que dar clic en Editar del motivo que se requiere editar.
Aquí se podrá modificar el nombre, activar o desactivar, luego de realizar los cambios necesarios dar clic en Guardar.
El sistema confirmará la acción realizada.
Administración
En este módulo se podrá configurar la empresa de envíos que se quiere mostrar por defecto y mostrar el creador del radicado en el listado de Generar planilla y el contenido de la plantilla de PDF.
En Configuración se podrá seleccionar la empresa de envíos que se quiere mostrar por defecto y la opción de mostrar el creador del radicado en el listado de Generar planilla.
En Introducción se mostrará las 2 variables que se podrán usar en la configuración de la plantilla de PDF, las cuales son [{shipping_number}]: Número de planilla y [{shipping_date}]: Fecha de generación de la planilla.
En Configuración generación PDF se introducirá la información del encabezado y pie de página a mostrar en la planilla de PDF que se genera en el módulo Listado de planillas, luego de configurar todo se da clic en Guardar.
El sistema confirmará que se guardaron los cambios.
Nota: Para dar orden a la plantilla se debe tener conocimientos básicos en HTML.
Permisos
Para acceder a este módulo el rol del usuario debe contar con el permiso Envios de Correo. el cual se encuentra en Envios.
Versión 2.0