FIRMA VISIBLE
Este módulo está diseñado para que los usuarios puedan solicitar firmas a otros usuarios del sistema o firmar documentos de forma visible.
Para configurar este módulo, ver manual Configuración firma visible que se encuentra dentro de los manuales del administrador.
Proceso de solicitud de firma
La firma visible la podrá solicitar el responsable del documento a un usuario del sistema, ingresamos al radicado sobre el cual se requiere hacer la solicitud de firma, en la parte superior de este veremos unos botones damos clic en el botón "Solicitar Firma".
Nota: Si el documento es creado directamente en el sistema (pdf), el documento tendrá algunas variables o datos que no serán reemplazados mientras que el documento no se encuentre firmado.
Al dar clic en Solicitar firma nos mostrará formulario de solicitud de firma en donde se podrá agregar un comentario a la solicitud.
Si al radicado se le ha cargado la imagen principal (se le cargó el PDF) y este no cumple con el formato PDF/a-1b el sistema mostrara un mensaje sobre el formulario de solicitud de firma informando que el documento se encuentra en un formato no soportado y es posible que este no pueda ser firmado.
En caso de que esto ocurra convierta el documento a PDF desde el editor de texto Word, al final de este manual conseguirá una breve explicación del proceso a realizar.
Si se habilita el check Requerir firmas en el orden especificado esto hará que los usuarios deban firmar en el orden que sean seleccionados, esto quiere decir que hasta que firme el usuario 1 podrá firmar el usuario 2. De lo contrario si no habilita la opción los usuarios podrán firmar en el momento que deseen.
En solicitar a, se buscarán y seleccionarán los usuarios que firmarán el documento, en el orden que se seleccionen este será el orden en el cual quedarán las firmas en el documento.
También se podrá quitar un usuario dando clic en el icono de papelera.
Por último damos clic en Solicitar.
El sistema nos confirmará la acción realizada.
El sistema enviara la solicitud de firma e informara el radicado, también enviará un correo a los usuarios a los cuales se les solicitó la firma, en caso de no enviarse este correo, se mostrará el siguiente mensaje.
En Solicitudes de firma se podrá ver las solicitudes que ha tenido el radicado, mostrara el usuario que realizo la solicitud, la fecha de la solicitud, la versión del documento sobre la cual se realizó la solicitud, el estado de la solicitud, el comentario que se le agregó a la solicitud y los usuarios a los cuales se les solicitó la firma.
Recuerde que un radicado solo puede tener una solicitud a la vez, esto quiere decir que si el radicado ya tiene una solicitud de firma sin responder, no se podrá realizar otra solicitud, asi mismo este no podra ser asignado hasta que se responda dicha solicitud.
Proceso de firma
Para poder rechazar o firmar un documento primero se debe solicitar un pin, el cual se usará para el proceso. Damos clic en el Nombre del usuario → perfil.
Luego dar clic en Generar nuevo pin.
El sistema confirmará el envío del pin al correo que tiene el usuario configurado en el sistema.
Nota: Para optimizar el proceso, se recomienda solicitar y conservar un único PIN. Este PIN no caduca y es válido para todas las solicitudes de firma, por lo que no es necesario generarlo para cada transacción. Si olvida o pierde su PIN, puede solicitar uno nuevo.
Para firmar un documento vamos a Carpetas → Solicitudes de firma.
Aquí se verán las solicitudes de firmas que tiene el usuario, para rechazar o firmar un radicado damos clic en el icono marcado en la imagen.
Firma de documento creado en el sistema
Si el documento se creo en el sistema se mostrara el siguiente formulario, aquí se podrá ver el radicado dando clic sobre Ver documento o también se podrá descargar dando clic en Descargar, el comentario de la solicitud, seleccionar la acción deseada (Firmar o Rechazar), ingresar el pin solicitado anteriormente, ingresar el cargo con el cual firmara y agregar un comentario, luego de haber diligenciado el formulario según la necesidad damos clic en Enviar.
El sistema confirmará la acción realizada.
Firma de documento cargado al sistema
Si al radicado se le ha cargado la imagen principal (se le cargó el PDF) el formulario de firma mostrara adicionalmente la opción de elegir la posición de la firma "Selección de ubicación", la opción de elegir la página donde se desea firmar el documento con diferentes opciones "Página donde se estampara la firma" y una vista previa del documento donde se podrá ver la ubicación de la firma.
Nota: Cuando al radicado se le subio la imagen principal, el nombre y el cargo del usuario no se visualizaran en el documento estos deben ser ingresados al editar el documento en Word, dejando espacio sobre estos para la firma.
Una vez todos los usuarios hayan firmado el documento este se verá así:
Si uno de los usuarios rechaza la solicitud de firma esta será rechazada para los demás usuarios, también se quitara del listado de solicitudes de firma de cada usuario, el documento no quedara firmado aun así los demás usuarios lo hayan firmado.
Formato del documento
En el documento abierto en Word ir a Archivo.
Luego en Guardar como -> Examinar.
En Tipo seleccionar PDF (*.pdf), luego dar clic en Opciones....
Aquí se debe seleccionar la opción Compatible con PDF/A, luego dar clic en Aceptar y luego guardar.
Versión 2.0