CONFIDENCIALIDAD
Este módulo permite definir qué usuarios pueden visualizar los radicados según el nivel de confidencialidad asignado.
Para configurar este módulo, ver manual Configuración confidencialidad que se encuentra dentro de los manuales del administrador.
Tipos de confidencialidad
Cada radicado puede tener uno de los siguientes tipos de confidencialidad:
-
Pública Reservada
Los radicados con esta confidencialidad podrán ser visualizados por:
- El usuario que tiene asignado el radicado.
- Las dependencias participantes en el historial.
- El usuario que archivó el documento (cuando el documento está archivado).
- Los usuarios con permiso de Consulta de información pública reservada de su dependencia.
- Los usuarios con permiso de Ver todos los documentos reservados.
-
Pública Clasificada
Los radicados con esta confidencialidad podrán ser visualizados por:
- El usuario que tiene asignado el radicado.
- El usuario que archivó el documento (cuando el documento está archivado).
- Los usuarios de la dependencia donde se archivó el documento (cuando el documento está archivado).
- Los usuarios con permiso de Consulta de información pública clasificada de su dependencia.
- Los usuarios con el permiso Ver todos los documentos públicos clasificados. Nota: Los radicados con este tipo de confidencialidad no podrán ser visualizados si se informan.
-
No Clasificada
Los radicados con esta confidencialidad podrán ser visualizados por:
- El usuario que tiene asignado el radicado.
- La dependencia creadora.
- Los usuarios con permiso de Consulta de información no clasificada de su dependencia. Nota: Los radicados con este tipo de confidencialidad no podrán ser visualizados si se informan.
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Pública
- Los radicados con confidencialidad Pública pueden ser visualizados por todos los usuarios del sistema.
Confidencialidad por defecto: Todos los radicados, tanto existentes como nuevos, tendrán asignado por defecto el nivel de confidencialidad Pública.
Asignar confidencialidad a un radicado
Para asignar o cambiar la confidencialidad de un radicado se debe ingresar al radicado y dar clic en Cambiar confidencialidad.
Aquí se debe seleccionar el tipo de confidencialidad que se requiere asignar al radicado.
Luego de haber seleccionado el tipo de confidencialidad dar clic en Asignar.
El sistema confirmará el cambio.
El cambio se vera reflejado en los atributos e historial del radicado.
Reportes
En los reportes se podrá observar el tipo de confidencialidad que tienen los radicados.
Habilitar acceso
El usuario encargado del archivo podrá habilitar el acceso a los radicados según la necesidad. Para esto deberá ingresar al radicado al cual requiere dar acceso luego dar clic en el botón Habilitar acceso, el cual se encuentra en las acciones del radicado.
El sistema mostrará un formulario donde se debe ingresar un comentario y seleccionar el/los usuarios a los cuales se les concedera el acceso, luego se debe dar clic en Habilitar.
El sistema confirmará la acción realizada, dar clic en Cerrar.
En la pestaña Usuarios habilitados se observarán los usuarios a los que se les concedió el acceso al radicado, si se requiere quitar el acceso a un usuario se debe dar clic en el botón rojo que se encuentra en la columna acciones.
Si se da clic en el botón rojo se mostrara el siguiente mensaje, en el cual se debe dar clic en Deshabilitar, si se requiere quitar el acceso a ese usuario sobre el radicado.
El sistema confirmará la acción realizada.
En el historial del radicado se registrarán estas acciones.
Versión 2.0