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ARCHIVAR DOCUMENTOS

Esta opción permite archivar virtualmente los radicados que ya finalizaron su proceso, para poder archivar un radicado estos deben cumplir ciertos requisitos, a continuación se mostrará cada uno de ellos para los diferentes tipos de radicación.

Entrada: Estos son los radicados que ingresan a la entidad, los requisitos para archivar estos son:

  • Tener una imagen asociada.
  • Tener una TRD asignada.
  • Estar incluido en un expediente.

Salida/Internos: Salida son los que salen de la entidad e internos son los que se maneja de manera dentro de la entidad, estos generan radicado de salida, los requisitos para archivar estos son:

  • Tener una imagen asociada.
  • Tener una TRD asignada.
  • Estar incluido en un expediente.
  • Ser un documento principal (Radicado Padre), ya que las respuestas (Radicado Hijo) no podrán ser archivadas directamente, estas se archivarán de forma automática cuando se archive el documento principal.
  • Estar marcado como impreso y enviado, estos aplican solamente para los radicados que cuentan con un documento de anexo, el documento de anexo es el que se muestra al ingresar a un radicado luego ir a la pestaña Documentos y anexos, este cuenta con el mismo número del radicado (como se observa en la imagen), este documento de anexo se genera cuando se usa una plantilla para elaborar el documento, dicho documento de anexo es el que lleva la marca de impreso y la marca de envío.

archivar!

Si alguno de estos requisitos no se cumple el sistema arrojará alguno de los siguientes mensajes donde dirá la razón por la cual no puede ser archivado el radicado.

archivar!

Proceso de Archivo

Hay 2 formas de archivar radicados individualmente y masiva, a continuación se explica cómo se realiza cada uno:

Individual

Al ingresar al detalle de un radicado se verá el botón Archivar.

archivar!

Al dar clic en este cargará el formulario de archivar documentos donde se verá el número del radicado el cual será archivado y un campo donde se podrá ingresar un comentario, luego se debe dar clic en Guardar.

archivar!

El sistema confirmará que el radicado ha sido archivado exitosamente y en el historial se podrá ver la accián realizada.

archivar!

Masiva

Desde el listado de documentos, se seleccionan los radicados que serán archivados, al realizar esto se mostrará un campo de acciones.

archivar!

Luego en Acciones se selecciona la opción Archivar....

archivar!

En la ventana que se cargará se observa el listado de radicados a archivar, si uno de estos radicados cuenta con una respuesta aquí también se observara y será archivada junto con el radicado principal, luego se agrega un comentario, por último se dará clic en Guardar.

archivar!

El sistema confirmará la acción realizada y los radicados serán archivados.

archivar!


Permisos

Para poder archivar radicados el rol del usuario debe contar con el permiso Puede Archivar Documentos. el cual se encuentra en Archivo virtual. archivar!

Versión 2.0