APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
En esta opción los usuarios podran solicitar una aprobación sobre un radicado de salida o interno, estas se pueden solicitar al jefe de la dependencia o ha cualquier usuario del sistema, esto dependerá de los permisos concedidos al rol del usuario.
Para configurar este modulo ver el manual Configuración módulo de aprobación el cual se encuentra en los manuales del administrador.
Solicitar aprobación
Para realizar una solicitud se debe ingresar al radicado sobre el cual se solicitara la aprobacion dando clic en la fecha del radicado.
Una vez se ingrese al radicado dar clic en Enviar a aprobación.
Al jefe de la dependencia
Se mostrara el nombre del jefe de la dependencia a la cual pertenece el usuario que va a realizar la solicitud y el campo para ingresar las observaciones necesarias, luego se debe dar clic en Solicitar.
El sistema confirmara que se ha enviado la solicitud y se mostrara la pestaña Por aprobar en donde se observara el nombre del usuario al cual se le solicito la aprobacion y el estado.
A varios usuarios del sistema
Se mostrará un formulario donde se deberá seleccionar el o los usuarios a los cuales se les solicitará la aprobación, se mostrara un listado de los usuarios que se han seleccionado y el campo para ingresar las observaciones necesarias, luego se debe dar clic en Solicitar.
El sistema confirmará la acción realizada y se mostrará la pestaña Por aprobar, en esta se observa el nombre de lo usuarios a los cuales se le solicitó la aprobación y el estado de la solicitud.
Notas:
- Dependiendo de las configuraciones que tenga el modulo de aprobacion, al radicado se le quitara la marca de impreso cuando se solicite una aprobacion sobre este.
- Para realizar una solicitud de aprobación el radicado debe estar marcado como impreso. Ver manual Marcar como impreso.
- Si se trata de solicitar una aprobación sobre un radicado que ya cuenta con una solicitud el sistema no lo permitirá.
- Si se modifica la imagen principal del docuemento, se reiniciara el proceso de aprobación para la nueva versión y la pestaña Por aprobar ya no se mostrara.
Responder solicitud
Para responder una solicitud de aprobacion el usuario debe ir a Carpetas → Por aprobación.
Aqui se vera el listado de las solicitudes de aprobacion que tiene pendiente por responder, podra exportar el listado en Excel o CSV, tambien se podra buscar una solicitud.
Si se selecciona Ver archivadas se veran todas las solicitudes respondidas y sin responder, estas tambien podran se exportadas en Excel o CSV.
Para responder una solicitud de aprobacion se debe dar clic en el icono de lapiz que esta en la columna Action.
Se mostrara un formulario en donde se podra ver el documento (1), las observaciones de la solicitud (2), la opcion de aprobar o rechazar (3) y el espacio para ingresar un comentario (4), una vez ingresada la informcion segun lo necesario dar clic en Enviar.
El sistema confirmara que se aprobo o rechazo la solicitud.
Si se ingresa al radicado se observara que la solicitud hasido respondida y el comentario con el cual se respondio.
Notas:
Si al radicado se le quito la marca de impreso esta se volvera a marcar una ves se haya respondido como aprobada la solicitud, si esta fue rechazada no se marcara como impreso.
Si el radicado tiene una solicitud de anulacion o esta anulado la solicitud de aprobacion no podra ser aprobada solo podra ser rechazada.
Si al radicado se le respondio la solicitud de aprobacion ya sea que se haya aprobado o rechazado, y se desea realizar una nueva debe modificarse la imagen principal del documento para que se vuelva a habilitar dicha funcion.
Versión 2.0