MÓDULO DE CONFIDENCIALIDAD

Este módulo permite definir qué usuarios pueden visualizar los radicados según el nivel de confidencialidad asignado.

En este instructivo se explica el funcionamiento y configuración del módulo de confidencialidad.

Funcionamiento

Es importante tener en cuenta el funcionamiento del módulo, acontinuacion se explica este.

Cada radicado puede tener uno de los siguientes tipos de confidencialidad:

1. Pública Reservada

   Los radicados con esta confidencialidad podrán ser visualizados por:

   • El usuario que tiene asignado el radicado.
   • Las dependencias participantes en el historial.
   • El usuario que archivó el documento (cuando el documento está archivado).
   • Los usuarios con permiso de Consulta de información pública reservada de su dependencia.

   

   • Los usuarios con permiso de Ver todos los documentos reservados.

   

2. Pública Clasificada

   Los radicados con esta confidencialidad podrán ser visualizados por:

   • El usuario que tiene asignado el radicado.
   • El usuario que archivó el documento (cuando el documento está archivado).
   • Los usuarios de la dependencia donde se archivó el documento (cuando el documento está archivado).
   • Los usuarios con permiso de Consulta de información pública clasificada de su dependencia.

   

   • Los usuarios con el permiso Ver todos los documentos públicos clasificados.

   

   Nota: Los radicados con este tipo de confidencialidad no podrán ser visualizados si se informan.

3. No Clasificada

   Los radicados con esta confidencialidad podrán ser visualizados por:

   • El usuario que tiene asignado el radicado.
   • La dependencia creadora.
   • Los usuarios con permiso de Consulta de información no clasificada de su dependencia.

   

   Nota: Los radicados con este tipo de confidencialidad no podrán ser visualizados si se informan.

4. Pública

   • Los radicados con confidencialidad Pública pueden ser visualizados por todos los usuarios del sistema.

Confidencialidad por defecto: Todos los radicados, tanto existentes como nuevos, tendrán asignado por defecto el nivel de confidencialidad Pública.

Importante: Al habilitar el módulo de confidencialidad, el sistema de niveles de seguridad dejará de funcionar.

Configuración

Para habilitar el módulo de confidencialidad se debe ir a Configuración → Configuración de seguridad.

Al ingresar a este módulo se debe seleccionar en Modelo de acceso a documentos → Confidencialidad de documentos. Por último, dar clic en Guardar para conservar los cambios.

Nota: Las siguientes opciones no se podrán usar si Confidencialidad de documentos está habilitado:

• Usar sistema de niveles de seguridad en búsqueda de documentos.

• Usar sistema de niveles de seguridad en consulta de documento.

• Usar sistema de niveles de seguridad en conjunto con el permiso de consultar documentos de la dependencia.

Permisos

Permiso cambiar confidencialidad de mis documentos

Para poder asignar un tipo de confidencialidad a un radicado, el rol del usuario debe contar con el permiso Cambiar confidencialidad de mis documentos el cual se encuentra en Módulo de confidencialidad, en este también se encuentran los permisos anteriormente mencionados.

Permiso habilitar acceso a documentos archivados

Este permiso es para el usuario encargado de los radicados archivados.

Permiso acceso a Configuración de seguridad

Para poder acceder al menú Configuración de seguridad, el rol del usuario debe contar con el permiso Administrador del Sistema el cual se encuentra en Tablas de Retención Documental.

Tener en cuenta que este permiso habilita o deshabilita otros módulos del sistema:

• Administrar workflow.
• Administrar Reportes.
• Configuración general.
• Módulo de aprobación.
• Tipos de radicación.
• Acerca de.

Versión 2.0