ADMINISTRACIÓN DEL MÓDULO DE ANULACIÓN

En este módulo se realizará el proceso de aprobación o de rechazo de las solicitudes de anulación realizadas por los usuarios; así mismo se realiza la configuración de dicho módulo. A continuación se explica cada una de estas funciones.

Para acceder a este módulo se debe ir a Permisos administrativos → Administración de anulaciones.

Al ingresar se visualizarán las siguientes opciones: Documentos anulados, Solicitudes de anulación y Configuración.

Configuración

Se debe realizar primero la debida configuración del módulo para que el proceso de anulación de radicados se realice de manera correcta.

Una vez que se ingrese a Administración de anulaciones, se debe ir a Configuración.

Aquí se deberá ingresar la información según se requiera:

Actas de anulación

Si se desea que las actas de anulación generen un número de radicado, se debe habilitar la siguiente opción.

Si esta opción está habilitada, se debe ingresar la respectiva información en los siguientes campos:

• Configuración del radicador: Se debe ingresar el ID del usuario radicador de las actas de anulación que se generen al aprobar una solicitud de anulación.

• Configuración de tercero: Ingresar el ID del tercero, el cual se asociará al radicado del acta.

• Configuración de modo del documento: Se configurará el modo del documento, ya que es un documento interno; este debe ser 3.

• Configuración de expediente para las actas: Aquí irá el número del expediente al cual se desea que se asocien las actas que se generan; este expediente debe estar abierto.

• Configuración de tablas de retención de actas: Se debe ingresar la TRD generada para las actas de anulación; en dependencia debe ir el ID de esta, NO el código, y en serie, subserie y tipo documental, el código que corresponde a cada uno de estos.

Radicados anulados

• Configuración de expediente para los documentos anulados: Ingrese el número del expediente al cual se incluirán los radicados anulados; este expediente debe estar abierto.

• Configuración de tablas de retención de documentos anulados: Ingrese la TRD generada para los radicados anulados; en dependencia debe ir el ID de esta, NO el código, y en serie, subserie y tipo documental, el código que corresponde a cada uno de estos.

Plantilla del acta de anulación

A continuación se explicará la configuración de la plantilla para el acta; se debe contar con conocimientos básicos de HTML para la configuración de esta.

• **Configuración de firma electrónica: Si se desea configurar una firma en el acta, aquí se debe cargar la imagen de dicha firma en formato png, preferiblemente.

• Configuración generación PDF: En esta sección, se configura la plantilla del acta de anulación que se genera.

Aquí se verán las variables las cuales se podrán utilizar para el acta que se generará.

Márgenes del documento.

Encabezado del documento.

Título del documento.

Cuerpo del documento antes del listado de radicados anulados.

Cuerpo del documento después del listado de radicados anulados.

Por último, se debe ingresar la información del pie de página del documento.

Una vez que se realicen las debidas configuraciones, se debe dar clic en Guardar.

Responder solicitudes de anulación

Para dar respuesta a las solicitudes de anulación, se debe ir a Solicitudes de anulación, el cual se encuentra en el mismo módulo Administración de anulaciones.

Aquí se debe seleccionar la dependencia desde donde se solicita la anulación, el modo del documento, el rango de fechas dentro del cual se generó la solicitud de anulación; también se podrá seleccionar la cantidad de solicitudes que se desea mostrar. Por último, se debe dar clic en Filtrar.

Se mostrarán los radicados, los cuales tienen una solicitud de anulación; se deben seleccionar los radicados y luego dar clic en Aprobar o Rechazar.

Al dar clic en Aprobar, mostrará el listado de los radicados a anular y el número del acta, el cual es consecutivo y se genera automáticamente. Por último, se debe dar clic en Generar acta.

El sistema confirmará que la acción se ha realizado y en Documentos anulados veremos el acta con su respectiva informació, número de acta y radicado, la dependencia y nombre de usuario de la persona que aprobó la solicitud, el modo de radicación de los documentos anulados, la fecha en la que se aprobó la anulación, los radicados que se anularon y la opción de ver el PDF de la acta generada.

Nota: Si el acta genera un numero de radicado, este radicado se le asignara al usuario que aprobo la solicitud de anulacion.

Al aprobar una anulación, los radicados anulados se archivarán de forma automática, esto siempre y cuando esté bien configurado el módulo de anulación.

Si se da clic en Rechazar, se mostrará el listado de los radicados a los cuales se les rechazará la solicitud de anulación y un campo para justificar el motivo del rechazo; por último, se debe dar clic en Rechazar.

El sistema confirmará que se ha rechazado la solicitud de anulación.

Si se ingresa a uno de los radicados en el historial, se observará el registro del rechazo de la solicitud.

Versión 2.0